Maneras de mejorar el rendimiento de las adquisiciones IV

3. Mantener el servicio al cliente garantizando la disponibilidad de materiales, piezas y artículos en stock.

La otra vertiente de la responsabilidad de aprovisionamiento es ayudar a mantener el servicio al cliente garantizando la disponibilidad de materias primas, piezas y otros artículos de almacén. Hay que tomar decisiones complejas sobre los artículos que se deben tener y los niveles de existencias de esos artículos en cada lugar de almacenamiento. El almacenamiento es un compromiso entre el flujo de caja y el servicio al cliente: no quedarse nunca sin materias primas para garantizar un servicio al cliente al 100% probablemente llevaría a la empresa a la quiebra.  Además, hay que saber cuándo reponer, cuánto y dónde:

    El software de gestión de inventarios, vinculado a los sistemas de aprovisionamiento, producción y entrega, permite prever (con relativa) precisión la demanda, identificar la disponibilidad de existencias, establecer los plazos de entrega de los proveedores, los requisitos de costes y materiales, las necesidades de existencias de contingencia y las limitaciones de capacidad del almacén. Todo ello en tiempo real y con visibilidad de los saldos de inventario, los pedidos de compra abiertos, las órdenes de trabajo y los pedidos de venta abiertos en cualquier punto del proceso. Y aquí es exactamente donde los equipos de Ventas, Producción y Finanzas necesitan ponerse de acuerdo sobre la estrategia para gestionar el flujo de caja.

    La previsión de inventarios le permite elaborar previsiones precisas basadas en el historial de ventas y le proporciona las herramientas para medir la calidad de sus previsiones.

    Otra herramienta de apoyo a la gestión del aprovisionamiento es la planificación de las necesidades de material (MRP). La MRP utiliza la demanda y la oferta previstas y reales para ayudar a planificar y crear programas realistas de producción, compra y transferencia de suministros. También identifica las posibles limitaciones de capacidad y mantiene unas existencias óptimas en un entorno de múltiples centros y almacenes.

Con estas herramientas avanzadas de programación, previsión y planificación de necesidades, podrá determinar con precisión las necesidades de compra y protegerse contra la obsolescencia de las existencias de materias primas. Estas herramientas también ayudarán a la organización a no encontrarse en una posición de exceso de existencias de materias primas, lo que consumirá rápidamente todo el efectivo libre.

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