- Documentar los conocimientos de los empleados con experiencia
Un fabricante que conocí en una conferencia el año pasado me habló de un escollo con el que se encontraron en un presupuesto, que les llevó a perder dinero en el trabajo. El cálculo exacto del coste de las materias primas no era un problema para ellos, pero durante la elaboración del presupuesto se dieron cuenta de que sólo dos empleados tenían los conocimientos y la experiencia necesarios para predecir con exactitud la cantidad de mano de obra necesaria para completar tareas específicas. Estos dos empleados estaban ausentes en ese momento y no estaban localizables, lo que obligaba a hacer conjeturas sobre el presupuesto. Cuando obtuvieron el contrato y empezaron a hacer el trabajo, estaba claro que habían subestimado el coste de la mano de obra, pero aun así tuvieron que completar el pedido aunque perdieron dinero con él.
Buena práctica: Tan pronto como sea posible, documente los conocimientos que poseen los empleados con más antigüedad en relación con la mano de obra y otros costes para completar diversas tareas. A medida que avanza cada trabajo, registre cuánto tiempo llevó cada tarea y por qué. Esto garantiza que la información sea fácilmente accesible y que los conocimientos se compartan dentro de la organización. Empiece a crear una base de datos de información relacionada con diversos productos y procesos que pueda consultarse fácilmente para que el proceso de elaboración de presupuestos sea lo más preciso y rápido posible.
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